Ondernemer: breng nu het reisgedrag van werknemers in kaart

26-11-2020

Veel thuiswerkers ontvingen dit jaar nog een vaste reiskostenvergoeding van hun werkgever, ook al werden de reizen vaak niet daadwerkelijk gemaakt. De fiscus kneep een oogje toe. Vanaf 1 januari 2021 is dat verleden tijd: de vergoeding voor niet-gemaakte reizen wordt dan belast.

Een reiskostenvergoeding, zoals een OV-kaart, maandelijks gedeclareerde reizen of een vast bedrag per maand, kan belastingvrij worden verstrekt. Maar wanneer er niet wordt gereisd, geldt de vergoeding als verkapt loon. De fiscus wil er dan belasting over heffen. In 2020 heeft de Belastingdienst een coulanceregeling toegepast, maar vanaf 2021 verandert dat.

Reisgedrag

Als ondernemer is het verstandig om nu het reisgedrag van je werknemers in kaart te brengen. Een vaste maandelijkse vergoeding mag alleen nog worden toegekend wanneer de werknemer 36 weken of 128 dagen per jaar naar het werk reist. Reist de werknemer minder, dan moet er per reis worden gedeclareerd. Regel je dit als ondernemer niet goed, dan kan je een naheffing van de Belastingdienst tegemoet zien.

Extraatje

Misschien hebben jouw werknemers het ook wel zo ervaren; voor veel Nederlanders gold de reiskostenvergoeding tijdens de coronacrisis als een extraatje; een soort compensatie voor de kosten die een werknemer nu thuis maakt. In 2021 zal dat niet meer gaan. Wil je als ondernemer je werknemer toch extra tegemoetkomen, dan ben je aangewezen op de werkkostenregeling.

Vrije ruimte

De vrije ruimte in de werkkostenregeling werd vanwege de coronacrisis voor het jaar 2020 verruimd van 1,7 procent naar 3 procent voor de eerste vier ton aan loonsom van de werkgever. In 2021 wordt die verruiming echter weer losgelaten. Voor de wat grotere werkgevers wordt de vrije ruimte zelfs kleiner: vanaf 2021 wordt de vrije ruimte over het gedeelte van de loonsom dat boven de € 400.000 uitstijgt, verlaagd van 1,2% naar 1,18%.

Veel branches vragen inmiddels om een ruimer fiscaal kader voor een vaste thuiswerkvergoeding, ook omdat zij er van uit gaan dat het vele thuiswerken ook na corona niet zal verdwijnen.